Werkwijze
Het opdrachttraject, van eerste gesprek tot maandelijkse review
Tien fasen, elk met een duidelijk resultaat en een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden. Hetzelfde traject geldt voor supportregelingen en projecten; alleen de diepgang van elke fase verschilt.
De tien fasen
Kennismaking
Een gesprek van 30 minuten met een senior consultant. Wij luisteren naar uw situatie, stellen gerichte vragen over systemen, mensen en doelen, en zeggen u of en hoe wij kunnen helpen. Geen presentatie, geen verkoopverhaal.
Verantwoordelijkheden. U: de mensen die het probleem kennen. Wij: een eerlijk oordeel en een voorgestelde vervolgstap.
Assessment
Proceswalkthroughs met key users, beoordeling van configuratie, maatwerk, integraties, datakwaliteit en bestaande supportafspraken. Voor projecten: een inventarisatie en analyse van de opties.
Verantwoordelijkheden. U: toegang tot key users en documentatie. Wij: bevindingen, risico's en geprioriteerde aanbevelingen op schrift.
Scopebepaling
Een dienstbeschrijving (voor support) of scopedocument (voor projecten) met opleveringen, aannames, uitsluitingen, acceptatiecriteria, verantwoordelijkheden en de commerciële structuur. U leest het, stelt vragen en keurt het goed.
Verantwoordelijkheden. U: beoordeling en goedkeuring. Wij: een document dat de opdracht bepaalt.
Deliveryplanning
Mijlpalen, team, communicatieritme, tooling, omgevingen en het wijzigingsproces. Voor support: prioriteitenmatrix, responsafspraken en de ticketworkflow.
Verantwoordelijkheden. U: een vaste opdrachtgever en beslisser. Wij: een planning met data waarop u ons kunt aanspreken.
Inrichting van toegang en governance
Persoonlijke accounts met minimale rechten, multifactorauthenticatie, een virtuele werkplek in de EU waar daarvoor is gekozen, overeenkomsten inclusief geheimhouding en verwerkersafspraken, en het escalatiepad.
Verantwoordelijkheden. U: aanmaken van accounts in uw tenant volgens onze specificaties. Wij: het beheersingskader gedocumenteerd en bevestigd voordat het werk begint.
Implementatie of support
Projectwerk in geplande iteraties met reviews, of reguliere support binnen de afgesproken kaders. Remote uitgevoerd door gecertificeerde consultants van het Ibadan Hub, onder begeleiding van de senior lead in Nederland.
Verantwoordelijkheden. U: tijdige beslissingen, deelname aan testen en feedback. Wij: statusrapportage, risico's vroeg gemeld, kwaliteitscontrole voordat iets bij u terechtkomt.
Testen
Systeemtesten door ons, gebruikersacceptatietesten door uw key users met scripts en ondersteuning van ons team, regressietesten voorafgaand aan releases en upgrades, en ten minste een cutover-oefening bij migraties.
Verantwoordelijkheden. U: deelname aan testen en goedkeuring. Wij: testplannen, scripts, bewijs en defectbeheer.
Documentatie
Configuratienotities, technische documentatie voor extensies en integraties, gebruikershandleidingen en kennisbankartikelen, actueel gehouden onder support.
Verantwoordelijkheden. U: een plek om het te bewaren (die kunnen wij inrichten). Wij: documentatie als onderdeel van het werk, niet als sluitpost.
Overdracht
Kennisoverdracht aan uw key users of interne team, lijsten met openstaande punten, hypercare na de livegang, en een beheerste overgang naar reguliere support als u dat wenst.
Verantwoordelijkheden. U: de mensen die het systeem dagelijks gaan beheren. Wij: trainingssessies en een gestructureerd overdrachtsdossier.
Periodieke review
Maandelijkse servicereviews voor support (trends, backlog, risico's, verbeteringen), mijlpaalreviews voor projecten, en een periodieke relatiereview met het management.
Verantwoordelijkheden. U: een uur per maand met uw stakeholders. Wij: een rapportage die de dienstverlening scherp en de scope actueel houdt.
Remote delivery
Zo werkt remote delivery in de praktijk
Alles gebeurt binnen uw omgeving via gecontroleerde toegang. Ibadan werkt op UTC+1, wat het grootste deel van het jaar volledig overlapt met Nederlandse kantooruren, zodat uw team en het onze dezelfde werkdag delen.
- Senior lead (Nederland)
- Uw enige aanspreekbare contactpersoon voor scope, commerciële zaken, escalaties en servicereviews. Nederlands- en Engelstalig.
- Delivery-team (Ibadan Hub)
- De consultants die de analyse, configuratie, ontwikkeling, testen en documentatie uitvoeren, werkend in uw omgeving binnen het afgesproken toegangsmodel en de afgesproken uren.
- Ticketworkflow
- Incidenten en verzoeken worden vastgelegd in een afgesproken tool (die van u of van ons), met prioriteit, status en historie voor u inzichtelijk.
- Statusrapportage
- Wekelijkse status voor projecten, maandelijkse servicerapportages voor support, en directe communicatie bij bedrijfskritische incidenten.
- Escalatiepad
- Een vastgelegd pad van het delivery-team naar de senior lead en, indien nodig, naar het management van Neurosuite, met het verwachte responsgedrag op elk niveau.
Verantwoordelijkheden van de klant
Wat wij van u nodig hebben
- Een opdrachtgever die beslissingen kan nemen en een key user per procesgebied
- Toegang, tijdig ingericht volgens onze specificaties
- Deelname aan testen en tijdige feedback op opleveringen
- Eerlijke informatie over maatwerk, integraties en bekende problemen
- Een uur per maand voor de servicereview
Onze verantwoordelijkheden
Waar u ons aan kunt houden
- Een senior Nederlandstalige lead die uw organisatie kent en de telefoon opneemt
- Gekwalificeerde, gecertificeerde en begeleide consultants; geen anonieme onderaanneming
- Werk geleverd binnen de afgesproken scope, afspraken en het toegangsmodel
- Risico's en slecht nieuws vroeg gemeld, op schrift
- Documentatie en kennisoverdracht als onderdeel van het werk
Bespreek uw ERP- of rapportagevraagstuk met een senior consultant
Een kennismakingsgesprek van 30 minuten is vrijblijvend. Wij luisteren, stellen gerichte vragen en geven aan of en hoe wij kunnen helpen. Daarna ontvangt u desgewenst een voorstel op maat.